Pengguna Gmail sering mengalami kendala tidak bisa menerima email baru karena kapasitas penyimpanan yang terbatas. Hal ini disebabkan karena ruang penyimpanan Gmail juga dibagi dengan Google Drive dan Google Photos, sehingga konten besar di layanan lain turut menghabiskan kuota. Untuk mengatasi masalah tersebut, ada beberapa cara efektif yang dapat dilakukan tanpa harus menghapus semua file secara sembarangan.
1. Hapus Email Lama atau Berukuran Besar
Email dengan lampiran berukuran besar merupakan salah satu penyebab utama penuh cepatnya kapasitas Gmail. Pengguna dapat memanfaatkan fitur pencarian lanjutan Gmail untuk memfilter dan menghapus email yang menghabiskan ruang penyimpanan signifikan. Misalnya, untuk menemukan email dengan lampiran berukuran lebih dari 15MB, cukup ketik perintah "has:attachment larger:15MB" pada kolom pencarian. Setelah hasil pencarian muncul, pengguna bisa memilih email yang ingin dihapus secara manual atau sekaligus.
Selain itu, menghapus email lama juga sangat membantu mengosongkan ruang. Perintah pencarian seperti "before:2023/01/01" dapat digunakan untuk menemukan email sebelum tanggal tersebut, sementara perintah "older_than:1y" mempermudah mencari pesan berusia lebih dari satu tahun. Namun, perlu diperhatikan bahwa email yang sudah dihapus akan tetap menempati ruang penyimpanan jika belum dikosongkan dari folder Trash. Oleh karena itu, langkah terakhir adalah membuka folder Trash dan memilih opsi "Empty Trash now" agar penyimpanan benar-benar bertambah.
2. Bersihkan File di Google Drive
Terkadang kapasitas Gmail yang penuh tidak sepenuhnya disebabkan oleh email saja, melainkan juga file yang tersimpan di Google Drive. Pengguna seringkali lupa bahwa file besar di Drive juga memakan kuota bersama Gmail. Untuk mengidentifikasi file yang paling berat dan tidak dibutuhkan, buka Google Drive dan klik menu Storage yang terletak di sebelah kiri. File akan otomatis diurutkan berdasarkan ukuran terbesar terlebih dahulu.
Selanjutnya, klik kanan pada file besar yang ingin dihapus dan pilih “Move to Trash”. Agar ruang benar-benar terbebas, jangan lupa untuk membuka folder Trash di Drive dan menghapus file tersebut secara permanen dengan memilih “Delete forever” atau “Empty Trash”. Langkah ini dapat secara signifikan menambah ruang penyimpanan dan menjadikan Gmail kembali bisa menerima email baru.
3. Hapus Foto di Google Photos
Google Photos juga menjadi tempat penyimpanan yang sering menjadi penyebab kapasitas penyimpanan bersama Gmail cepat penuh, terutama bagi pengguna yang mengaktifkan fitur pencadangan otomatis. Cara mengosongkannya adalah dengan membuka Google Photos, kemudian memilih foto-foto yang tidak diperlukan dan menghapusnya menggunakan ikon tong sampah.
Berbeda dengan Trash di Gmail dan Drive, foto yang dihapus di Google Photos tidak lagi memakan ruang penyimpanan meskipun masih berada di folder Trash, karena Google Photos secara otomatis akan menghapus file tersebut setelah 60 hari. Dengan demikian, membersihkan foto secara rutin dapat membantu menjaga kapasitas ruang agar tetap tersedia.
Melakukan pembersihan secara berkala pada email lama dan besar, file di Google Drive, serta foto di Google Photos merupakan strategi ampuh agar kapasitas penyimpanan Gmail tetap optimal dan tidak mengganggu aktivitas komunikasi. Terlebih bagi pengguna yang memakai Google untuk keperluan pekerjaan, memahami manajemen penyimpanan ini sangat penting agar tidak kehilangan email penting akibat ruang penuh. Menjaga kapasitas agar selalu cukup akan membantu memastikan semua layanan Google berjalan lancar tanpa hambatan.
Source: teknologi.bisnis.com
