Cara manual yang selama ini memicu risiko double booking di bisnis penginapan mulai ditinggalkan oleh Cassadream Villa. Solusi itu datang dari tiga mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang yang membangun sistem reservasi dan pendataan tamu berbasis web saat menjalani program Kerja Praktik di PT Ameera Laboratory Sinergi.
Sistem ini dirancang untuk menjawab masalah yang kerap muncul ketika pemesanan masih dilayani lewat WhatsApp. Dengan pengelolaan data yang lebih terstruktur dan real-time, konflik pemesanan pada tanggal yang sama bisa ditekan, sementara proses konfirmasi menjadi lebih rapi bagi tamu maupun pengelola.
Tiga mahasiswa tersebut adalah Ali Fatih Syubair, Bunga Yanzura, dan Muhammad Razwil Hakim. Mereka mengembangkan sistem untuk Cassadream Villa, salah satu unit afiliasi bisnis penginapan milik PT Ameera Laboratory Sinergi yang berbasis di Kabupaten Bogor, Jawa Barat.
Sebelum sistem ini hadir, pencatatan reservasi dilakukan secara manual melalui pesan instan. Pola itu memunculkan sejumlah kendala, mulai dari lambatnya respons konfirmasi kepada calon tamu hingga kesulitan manajemen dalam menyusun rekap data secara akurat.
Masalah pemesanan ganda menjadi titik awal pengembangan sistem. Dalam bisnis penginapan, benturan jadwal pada unit dan tanggal yang sama bisa berdampak langsung pada layanan serta kepercayaan pelanggan.
Dibangun untuk dua kebutuhan sekaligus
Sistem yang dibuat tidak hanya melayani proses pemesanan, tetapi juga mendukung pendataan tamu dan pelaporan internal. Karena itu, alur penggunaannya dibagi ke dalam dua peran utama, yakni calon tamu dan admin.
Bagi calon tamu, website menyediakan akses ke katalog fasilitas villa secara digital. Pengguna juga dapat mengecek ketersediaan unit pada tanggal tertentu, mengisi formulir reservasi, dan mengunggah bukti pembayaran secara mandiri.
Untuk admin atau HRD, tersedia dashboard khusus yang memudahkan pengelolaan pesanan masuk. Dari panel ini, petugas dapat menerima notifikasi reservasi, memverifikasi bukti transfer, memperbarui status pemesanan menjadi menunggu, dikonfirmasi, atau ditolak, serta mencetak rekap laporan data tamu harian dan bulanan.
Website tersebut juga memuat halaman company profile. Isinya mencakup informasi Beranda, Fasilitas, Layanan, dan Tentang Kami yang berfungsi sebagai katalog digital bagi calon tamu.
Teknologi dan metode yang dipakai
Dalam pengembangannya, tim menggunakan bahasa pemrograman PHP dengan framework Laravel. Basis datanya memakai MySQL untuk mengelola data unit villa, reservasi, dan pembayaran secara relasional.
Pemilihan teknologi itu disesuaikan dengan kebutuhan sistem yang harus mampu menyimpan jadwal secara real-time. Tujuannya jelas, yakni mencegah terjadinya konflik pemesanan pada tanggal yang sama.
Proses pengembangan dilakukan dengan metode Waterfall. Tahapannya mencakup analisis kebutuhan, perancangan basis data dan antarmuka, implementasi kode program, hingga pengujian sistem secara menyeluruh.
Pendekatan ini dipakai agar sistem yang dibangun sesuai dengan kebutuhan operasional penginapan. Hasil akhirnya diarahkan bukan sekadar menjadi proyek akademik, melainkan solusi yang bisa dipakai langsung dalam aktivitas bisnis.
Pengujian hingga serah terima
Sebelum digunakan, sistem lebih dulu diuji dengan metode BlackBox Testing. Pengujian dilakukan untuk memeriksa validasi formulir reservasi dan logika penolakan ketika tanggal yang dipilih sudah penuh.
Tim juga menggelar demonstrasi langsung kepada staf admin dan manajemen Cassadream Villa. Langkah ini dilakukan sebelum sistem diserahterimakan secara resmi kepada perusahaan.
Dalam proses handover, seluruh source code dan file basis data diserahkan kepada PT Ameera Laboratory Sinergi. Dokumen tersebut menjadi aset digital resmi perusahaan untuk mendukung operasional Cassadream Villa.
Tak berhenti di penyerahan teknis, tim mahasiswa juga memberikan pelatihan penggunaan sistem. Sesi ini mencakup cara login ke dashboard, mengelola data unit kamar, sampai memproses persetujuan reservasi.
Pelatihan dilengkapi dengan buku panduan penggunaan sistem. Dengan demikian, staf admin operasional memiliki acuan saat menjalankan fitur-fitur utama yang tersedia di dalam website.
Dampak langsung bagi operasional villa
Kehadiran sistem ini membawa manfaat nyata bagi Cassadream Villa. Risiko kesalahan pencatatan manual yang berpotensi memicu double booking disebut dapat ditekan secara signifikan.
Di sisi lain, proses reservasi menjadi lebih praktis bagi calon tamu karena dapat dilakukan lewat website. Manajemen juga memperoleh laporan data tamu yang lebih akurat dan bisa dipantau secara real-time.
Bagi Ali, Bunga, dan Razwil, proyek ini menjadi pengalaman penting dalam menerapkan ilmu yang dipelajari di kampus. Keahlian pemrograman PHP, Laravel, dan basis data MySQL yang mereka pelajari berhasil diterjemahkan menjadi solusi digital yang langsung dipakai di lingkungan industri.
Kasus Cassadream Villa menunjukkan bahwa digitalisasi tidak selalu harus dimulai dari sistem yang rumit. Perubahan dari pencatatan manual ke platform web yang terstruktur sudah cukup untuk memperbaiki alur reservasi, mempercepat kerja admin, dan menata data tamu dengan lebih tertib.