Presiden, pejabat, dan lembaga publik kini menghasilkan jejak keputusan dalam email, obrolan, dokumen cloud, dan sistem proprietary yang cepat berubah. Masalahnya bukan hanya menyimpan data, tetapi memastikan data itu tetap ada, tetap utuh, dan tetap bisa dibaca saat publik membutuhkannya.
Itulah sebabnya preservasi arsip digital pemerintah menjadi persoalan yang jauh lebih rumit daripada sekadar menyalin file ke penyimpanan baru. Di Washington, sengketa soal Presidential Records Act kembali menyorot risiko itu, sementara di balik layar para arsiparis menghadapi volume data yang terus membengkak dan teknologi yang bergerak lebih cepat daripada metode pelestarian tradisional.
Rekaman digital lebih rapuh dari yang terlihat
Presidential Records Act, undang-undang 1978, mewajibkan catatan resmi presiden menjadi milik publik dan mengatur cara penyimpanan serta pelepasannya. Pada Mei, seorang hakim federal memerintahkan staf Gedung Putih mematuhi aturan itu setelah Departemen Kehakiman berargumen sebulan sebelumnya bahwa hukum tersebut melampaui kewenangan konstitusional Kongres.
Gugatan dari American Historical Association dan American Oversight memperingatkan bahwa pandangan itu dapat membuka jalan bagi praktik komunikasi pemerintahan lewat email pribadi atau pesan terenkripsi. Kekhawatirannya bukan hanya hilangnya akuntabilitas saat ini, tetapi juga celah permanen dalam catatan sejarah.
Data sudah lahir dalam format yang sulit dijaga
Menurut Mike Quinn, CEO Preservica, dunia kini menciptakan catatan digital dengan kecepatan yang tidak pernah diantisipasi organisasi mana pun. National Archives menambahkan 463 terabyte arsip elektronik ke koleksi permanennya hanya pada 2024, dan jumlah sebesar itu membuat preservasi menjadi tantangan teknis tersendiri.
Masalah dimulai bahkan sebelum arsip masuk ke tangan penyimpan. Rekaman bisa muncul di Signal, WhatsApp, Google Docs, atau sistem lain yang hidupnya bergantung pada siklus produk, bukan pada kebutuhan arsip jangka panjang.
Mengambil file saja sudah rumit
Thorsten Ries dari University of Texas at Austin mengatakan file digital dari hard drive atau USB harus diambil tanpa mengubah isi maupun metadata seperti stempel waktu. Proses itu tidak sederhana karena versi perangkat lunak dan jenis media penyimpanan yang berbeda bisa meninggalkan fragmen file dan cadangan otomatis yang berbeda pula.
Fragmen itu penting karena bisa menunjukkan bagaimana sebuah dokumen disusun dan bagaimana pembuatnya berpikir. Namun, mengekstrak dan menafsirkannya membutuhkan keahlian khusus yang menurut Ries masih sangat langka.
Masalah serupa muncul di cloud. Ries menjelaskan bahwa sistem seperti Google Docs bisa menyimpan riwayat file paling rinci, tetapi mengaksesnya tanpa kata sandi asli dan autentikasi dua faktor tetap menjadi tantangan tersendiri.
File yang terselamatkan pun belum aman
Survival hanya langkah pertama. Quinn menegaskan bahwa konten digital tidak menua seperti kertas dan bisa menjadi tidak terbaca ketika formatnya usang.
Karena itu, arsip harus rutin memigrasikan dokumen pengolah kata, spreadsheet, dan file desain ke format yang lebih baru sambil mencatat setiap perubahan dengan teliti. Christopher J. Prom dari University of Illinois Urbana-Champaign library memperingatkan bahwa konversi yang ceroboh dapat mendistorsi isi asli, seperti yang tampak pada email terkait Jeffrey Epstein yang dirilis Departemen Kehakiman dan bermasalah karena rendering error.
Akses publik juga tetap terbatas
Masalah arsip digital tidak berhenti pada penyimpanan. Lise Jaillant dari Loughborough University mengatakan arsip digital bisa berisi materi berhak cipta bersama korespondensi sensitif, pesan pribadi, dan tagihan medis dalam kotak masuk atau folder yang sama.
Kondisi itu membuat institusi berhati-hati membuka koleksi secara luas. Walau file digital secara teori bisa diakses dari mana saja, arsip masih sering mewajibkan kunjungan langsung ke lokasi, jika akses diberikan sama sekali.
Bagi peneliti, itu berarti biaya perjalanan, jadwal yang harus disesuaikan, dan pencarian di sistem yang mungkin asing dalam waktu yang terbatas. Dalam praktiknya, akses ke catatan digital tidak selalu lebih mudah daripada arsip kertas.
Volume besar membuat permintaan publik melambat
Jason R. Baron dari University of Maryland dan mantan direktur litigasi di National Archives and Records Administration mengatakan volume besar material digital dari lembaga pemerintah telah memperlambat pemrosesan permintaan Freedom of Information Act. Lembaga harus menemukan file yang mungkin relevan, biasanya lewat pencarian kata kunci, lalu menyaring atau menghapus informasi yang rahasia, sensitif, atau dikecualikan dari pembukaan.
Baron mengatakan tidak jarang pemohon menunggu bertahun-tahun, bahkan lebih dari satu dekade, untuk menerima respons lengkap. Di sisi lain, otomatisasi dapat membantu jika tetap diawasi manusia, termasuk dengan AI untuk menandai paragraf yang mungkin masuk pengecualian, mendeteksi nomor Jaminan Sosial, serta mengekstrak teks dari dokumen pindaian atau video arsip.
Namun AI belum menggantikan pembacaan manusia. Jaillant menilai peneliti tetap harus kembali ke dokumen asli untuk memahami konteks tiap email atau berkas, apalagi ketika data pelatihan yang tersedia untuk sistem AI masih terbatas dan sering bergantung pada kumpulan email Enron yang sudah berumur puluhan tahun.
Pada akhirnya, tantangan terbesar arsip digital pemerintah adalah kombinasi antara rapuhnya format, besarnya volume, terbatasnya akses, dan kebutuhan untuk menjaga konteks. Selama pesan dapat menghilang dari thread, file bisa terperangkap dalam format mati, dan sistem berubah sebelum arsip sempat dipindahkan, preservasi akan tetap menjadi pekerjaan perlombaan melawan waktu.
